Terms of Service Agreement

1. Tata cara Pendaftaran

• Circle mengisi formulir pendaftaran di website IMAGI dengan data yang lengkap dan jelas.
• Satu Space adalah space meja 150cm x 60cm (panjang x lebar) dan dua buah kursi untuk satu hari.
• Circle dapat memesan hingga maksimal 4 (empat) circle Space.
• Circle akan menerima konfirmasi pendaftaran serta instruksi pembayaran di e-mail selanjutnya apabila form pendaftaran lolos proses review.
• Circle wajib membayar biaya pendaftaran sesuai dengan konfirmasi pesanan ke nomor rekening yang telah disediakan dalam kurun waktu 3 x 24 jam sejak menerima konfirmasi pendaftaran.
• Circle wajib mengirim konfirmasi pembayaran melalui e-mail dengan mencantumkan foto atau screenshot dari bukti pembayaran sebelum deadline 3 x 24 jam sejak menerima konfirmasi pendaftaran. Apabila circle tidak mengirimkan e-mail konfirmasi pembayaran maka Space atau Booth pesanannya dianggap hangus. Jika terlanjur melakukan pembayaran, circle akan mendapat full refund.
• Circle akan menerima tanda bukti keikutsertaan serta nomor meja dan Circle Technical Rules (Aturan Teknis Circle) dalam kurun waktu yang akan diumumkan kemudian.
• Circle akan menerima Exhibitor Pass atau Circle Pass (sesuai peraturan yang berlaku di event IMAGI yang berlangsung) pada saat pendaftaran ulang di hari H.
• Exhibitor Pass atau Circle Pass wajib dikenakan oleh seluruh anggota circle selama waktu persiapan dan tidak dapat dipindah tangankan dan di diperjual belikan.

Tata Cara Pembatalan

• Pembatalan yang dilakukan paling lambat hari H-21 akan menerima kembali 50% dari uang pendaftaran.
• Bila melebihi waktu yang ditentukan, uang pendaftaran tidak dapat dikembalikan.

Persyaratan Karya Yang Dijual

• Setiap aset dalam karya yang dijual harus merupakan buatan anggota Circle yang masuk di dalam formulir pendaftaran (artwork, tulisan, musik, desain, foto dsb.)
• Jika menggunakan aset yang bukan merupakan buatan anggota Circle, aset tersebut harus memenuhi seluruh kriteria berikut:
  • Memiliki lisensi penyebarluasan secara komersial. Contoh: Lisensi CC:BY (Free Cultural License), atau ijin tertulis dari kreator asli bahwa karya tersebut dapat dimodifikasi dan digunakan dalam bentuk komersil.
  • Tidak digunakan dalam bentuk utuh. Contoh: artwork utuh dalam bentuk poster, T-shirt, copy track di-burn ke dalam CD, dsb.
  • Wajib diadaptasi kembali ke dalam karya buatan Circle. Contoh: Free pattern dalam artwork, Musik dalam game, dsb.
• Dilarang melakukan tracing dan/atau meniru komposisi sebuah artwork (Plagiarisme) hingga sulit dibedakan dengan artwork aslinya, baik yang official maupun bukan.
• Dilarang menjual barang official (reseller) dalam bentuk apapun seperti foto Idol, CD Album, Poster dsb.
• Dilarang menggunakan Logo/trademark official dari brand/merk/titel pada merchandise dalam bentuk apapun.
• Dilarang menjual makanan dan minuman dalam bentuk apapun.
• Dilarang menjual karya yang bermuatan pornografi.
• Dilarang menjual NFT.
• Dilarang menjual karya yang dihasilkan oleh AI (AI-assisted generator).

Sanksi

• Circle yang melanggar persyaratan akan otomatis dikeluarkan dan tidak diperkenankan menjual karyanya di IMAGI.
• Circle yang telah dikeluarkan tidak akan mendapatkan ganti rugi dalam bentuk apapun.

1. Tata cara Pendaftaran

• Komunitas mengisi formulir pendaftaran di website IMAGI dengan data yang lengkap dan jelas.
• Satu Space adalah space meja 150cm x 60cm (panjang x lebar) dan dua buah kursi untuk satu hari.
• Komunitas akan menerima konfirmasi pendaftaran serta instruksi pembayaran di e-mail selanjutnya apabila form pendaftaran lolos proses review.
• Komunitas wajib membayar biaya pendaftaran sesuai dengan konfirmasi pesanan ke nomor rekening yang telah disediakan dalam kurun waktu 3 x 24 jam sejak menerima konfirmasi pendaftaran.
• Komunitas wajib mengirim konfirmasi pembayaran melalui e-mail dengan mencantumkan foto atau screenshot dari bukti pembayaran sebelum deadline 3 x 24 jam sejak menerima konfirmasi pendaftaran. Apabila Komunitas tidak mengirimkan e-mail konfirmasi pembayaran maka Space atau Booth pesanannya dianggap hangus. Jika terlanjur melakukan pembayaran, Komunitas akan mendapat full refund.
• Komunitas akan menerima tanda bukti keikutsertaan serta nomor meja dan Community Technical Rules (Aturan Teknis Komunitas) dalam kurun waktu yang akan diumumkan kemudian.
• Komunitas akan menerima Exhibitor Pass atau Circle Pass (sesuai peraturan yang berlaku di event IMAGI yang berlangsung) pada saat pendaftaran ulang di hari H.
• Exhibitor Pass wajib dikenakan oleh seluruh anggota komunitas selama waktu persiapan dan tidak dapat dipindah tangankan dan di diperjual belikan.

Tata Cara Pembatalan

• Pembatalan yang dilakukan paling lambat hari H-21 akan menerima kembali 50% dari uang pendaftaran.
• Bila melebihi waktu yang ditentukan, uang pendaftaran tidak dapat dikembalikan.

Persyaratan Barang Yang Ditampilkan dan Kegiatan yang dilakukan

• Komunitas tidak diperkenankan menjual barang dalam bentuk apapun secara langsung (Jual-Beli).
• Komunitas yang terpilih BISA dan BOLEH menampilkan produk/merchandise dari franchise/seri/IP yang berkaitan dengan komunitas tersebut, termasuk yang menampilkan logo/visual official (seperti logo franchise TCG dalam bagian belakang kartu, koleksi merchandise, action figure, buku komik/novel/artbook, CD musik, poster, serta hardware/software video game) selama produk/merchandise tersebut merupakan kemitraan pribadi para anggota komunitas terkait dan/atau terkait langsung dengan komunitas tersebut, serta tidak ditujukan untuk diperjual-belikan/dilibatkan pada kegiatan transaksi yang berlangsung di area booth komunitas dalam bentuk apapun.
• Komunitas masih diperkenankan menarik bayaran untuk kegiatan komunitasnya selama bukan jual beli barang langsung.
• Kegiatan yang melibatkan sound system / speaker diharap tidak sampai mengganggu komunitas tetangga ataupun menggangu jalannya kegiatan IMAGI.
• Dilarang menjual barang official (reseller) dalam bentuk apapun seperti foto Idol, CD Album, Poster dsb.
• Kegiatan komunitas bermuatan NSFW wajib disensor dan tidak didisplay secara terbuka.
• Dilarang memasang display yang melebihi batas area booth atau menghalangi jalan pengunjung.

Sanksi

• Komunitas yang melanggar persyaratan akan otomatis dikeluarkan dan tidak diperkenankan mengikuti kegiatan di IMAGI.
• Komunitas yang telah dikeluarkan tidak akan mendapatkan ganti rugi dalam bentuk apapun.

1. Tata cara Pendaftaran

• Tenant mengisi formulir pendaftaran di website IMAGI dengan data yang lengkap dan jelas.
• Satu Space adalah 1 tenda 3x3m dengan dua meja 150cm x 60cm (panjang x lebar) dan dua buah kursi untuk satu hari.
• Tenant dapat memesan hingga maksimal 2 (dua) tenant Space.
• Tenant akan menerima konfirmasi pendaftaran serta instruksi pembayaran di e-mail selanjutnya apabila form pendaftaran lolos proses review.
• Tenant wajib membayar biaya pendaftaran sesuai dengan konfirmasi pesanan ke nomor rekening yang telah disediakan dalam kurun waktu 7 x 24 jam sejak menerima konfirmasi pendaftaran.
• Tenant wajib mengirim konfirmasi pembayaran melalui e-mail dengan mencantumkan foto atau screenshot dari bukti pembayaran sebelum deadline 3 x 24 jam sejak menerima konfirmasi pendaftaran. Apabila tenant tidak mengirimkan e-mail konfirmasi pembayaran maka Space atau Booth pesanannya dianggap hangus. Jika terlanjur melakukan pembayaran, tenant akan mendapat full refund.
• Tenant akan menerima tanda bukti keikutsertaan serta nomor meja dan Tenant Technical Rules (Aturan Teknis Tenant) dalam kurun waktu yang akan diumumkan kemudian.
• Tenant akan menerima Exhibitor Pass (sesuai peraturan yang berlaku di event IMAGI yang berlangsung) pada saat pendaftaran ulang di hari H.
• Exhibitor Pass wajib dikenakan oleh seluruh anggota tenant selama waktu persiapan dan tidak dapat dipindah tangankan dan di diperjual belikan.

Tata Cara Pembatalan

• Pembatalan yang dilakukan paling lambat hari H-21 akan menerima kembali 50% dari uang pendaftaran.
• Bila melebihi waktu yang ditentukan, uang pendaftaran tidak dapat dikembalikan.

Persyaratan Produk Yang Dijual

• Akan segera diperbaharui

Sanksi

• Tenant yang melanggar persyaratan akan otomatis dikeluarkan dan tidak diperkenankan menjual produknya di IMAGI.
• Tenant yang telah dikeluarkan tidak akan mendapatkan ganti rugi dalam bentuk apapun.

Syarat dan ketentuan akan segera diperbaharui.

Syarat dan ketentuan akan segera diperbaharui.

Syarat dan ketentuan akan segera diperbaharui.

Syarat dan ketentuan akan segera diperbaharui.

Ketentuan Umum Tiket

• Tiket acara WeAreImagi dijual secara eksklusif melalui platform penjualan tiket pihak ketiga yang telah bermitra resmi dengan WeAreImagi.
• WeAreImagi tidak bertanggung jawab atas transaksi pembelian tiket yang dilakukan di luar platform resmi mitra.
• Seluruh tiket bersifat digital. Tidak tersedia tiket fisik pada saat pembelian.

Kebijakan Refund

• Pengajuan refund maksimal dilakukan hingga H-60 (hari kerja) sebelum tanggal pelaksanaan acara dengan pengembalian dana 100% dari total pembelian.
• Pengajuan refund di atas H-60 hingga H-14 (hari kerja) sebelum tanggal pelaksanaan acara hanya mendapatkan pengembalian dana sebesar 50% dari total pembelian.
• Tidak ada refund untuk pengajuan pada H-14 (hari kerja) atau kurang sebelum tanggal pelaksanaan acara.
• Proses refund akan dilakukan maksimal 30 (tiga puluh) hari kerja setelah pelaksanaan acara.

Larangan Pemindahtanganan dan Penjualan Kembali

• Tiket tidak dapat dipindahtangankan, diperjualbelikan kembali, atau digunakan oleh pihak lain tanpa izin tertulis dari Penyelenggara.
• Setiap pelanggaran terhadap ketentuan ini dapat menyebabkan tiket menjadi tidak berlaku.

Tanggung Jawab Pengguna atas Tiket Digital

• Kehilangan tiket akibat kelalaian pengguna tidak dapat diajukan refund maupun penggantian tiket.
• Yang termasuk kelalaian pengguna antara lain:
  • Lupa alamat email atau nomor handphone yang digunakan saat pembelian tiket.
  • Lupa password akun yang digunakan untuk login pada platform pembelian tiket.
  • Tiket tidak diterima akibat kesalahan pengetikan email atau nomor handphone (WhatsApp).
  • Perangkat yang digunakan untuk membeli tiket hilang atau rusak.
  • Factory reset atau tindakan lain yang menyebabkan data tiket tidak dapat dipulihkan.

Validasi dan Penukaran Tiket

• Pengunjung wajib menunjukkan tiket digital asli yang dikirimkan oleh platform resmi mitra.
• Screenshot, hasil cetak (print), atau bentuk salinan lainnya tidak dianggap sebagai tiket yang sah.

Tiket Pembelian Lebih dari Satu

• Tiket yang dibeli lebih dari satu dalam satu transaksi tidak dapat diambil atau ditukarkan secara terpisah.
• Seluruh tiket dalam satu transaksi akan diberikan sekaligus.
• Pembagian tiket kepada masing-masing pemilik tiket sepenuhnya menjadi tanggung jawab pihak yang melakukan redeem tiket.

Ketentuan Tiket Gelang

• Selama pelaksanaan acara, tiket akan ditukarkan dengan tiket gelang.
• Tiket gelang tidak boleh dilepas, dipindahkan, atau dirusak.
• Kehilangan tiket gelang sepenuhnya menjadi tanggung jawab pengunjung dan tidak dapat digantikan.
• Tiket gelang yang terlepas atau merusak sistem pengaman dianggap tidak berlaku.

Akses Area Acara

• Tiket hanya berlaku untuk area acara yang telah ditentukan.
• Pengunjung tidak diperkenankan memasuki area khusus, backstage, atau area terbatas lainnya tanpa izin resmi dari Penyelenggara.

Definisi

• Penyelenggara adalah WeAreImagi, selaku event organizer dan pemilik acara.
• Media Partner adalah kanal media yang berbentuk media massa, media digital, atau akun media sosial yang:
  • Secara konsisten melakukan aktivitas jurnalistik atau publikasi informasi, dan
  • Memiliki rekam jejak (track record) pemberitaan yang relevan dengan bidang acara (pop culture, kreatif, hiburan, komunitas, dll).
• Acara adalah kegiatan/event yang diselenggarakan oleh WeAreImagi, termasuk namun tidak terbatas pada IMAGI, IMAGI 2, dan acara turunan lainnya.
• Publikasi adalah konten berupa berita, artikel, posting media sosial, video, atau bentuk publikasi lain yang memuat informasi acara.

Ruang Lingkup Kerjasama

• Kerja sama Media Partnership bersifat non-finansial, kecuali disepakati lain secara tertulis.
• Bentuk kerja sama meliputi:
  • Media Partner memberikan publikasi atas acara WeAreImagi.
  • Penyelenggara memberikan hak branding dan peliputan kepada Media Partner sesuai ketentuan.

Hak dan Kewajiban Media Partner

Kewajiban Media Partner

• Melakukan publikasi acara WeAreImagi sesuai kesepakatan, minimal meliputi:
  • Publikasi pra-acara (pre-event), dan/atau
  • Publikasi saat atau pasca acara (on-event / post-event).
• Publikasi harus:
  • Relevan dengan karakter acara,
  • Tidak menyesatkan,
  • Tidak merugikan nama baik Penyelenggara.
• Menyertakan identitas acara dan logo resmi WeAreImagi sesuai panduan yang diberikan.
• Mengirimkan bukti publikasi (link, screenshot, atau arsip) kepada Penyelenggara.

Hak Media Partner

• Pencantuman logo Media Partner pada materi promosi acara (sesuai kelas media partner dan ketersediaan ruang).
• Akses peliputan acara sesuai ketentuan Penyelenggara.
• Kesempatan untuk meliput:
  • Area acara,
  • Aktivitas utama,
  • Bintang tamu, dengan catatan tunduk pada jadwal, izin, dan aturan Penyelenggara serta manajemen bintang tamu.

Kriteria dan Verifikasi Media Partner

• WeAreImagi berhak sepenuhnya menilai dan menentukan kelayakan suatu pihak sebagai Media Partner.
• Media Partner wajib merupakan:
  • Media massa, media online, media komunitas, atau akun media sosial yang aktif melakukan publikasi konten informatif/jurnalistik.
• Tidak diperkenankan bagi:
  • Bisnis, brand, UMKM, atau individu yang bukan media untuk mengajukan diri sebagai Media Partner dengan tujuan mendapatkan:
    • Eksposur gratis,
    • Tiket masuk gratis,
    • Akses bintang tamu,
    • Keuntungan komersial terselubung.
• Penyelenggara berhak meminta:
  • Portofolio pemberitaan,
  • Data insight akun (reach, engagement),
  • Riwayat peliputan event sebelumnya.

Pembatasan dan Larangan

• Media Partner dilarang:
  • Menggunakan status Media Partner untuk kepentingan promosi bisnis pribadi/komersial.
  • Mengalihkan atau memperjualbelikan akses media yang diberikan.
  • Menggunakan logo dan identitas acara di luar konteks publikasi yang disepakati.
• Setiap bentuk penyalahgunaan status Media Partner akan dianggap sebagai pelanggaran perjanjian.

Pembatalan Kerjasama

• Penyelenggara berhak membatalkan kerja sama secara sepihak apabila:
  • Media Partner tidak memenuhi kewajiban publikasi.
  • Media Partner terbukti bukan media sebagaimana didefinisikan dalam Pasal Definisi.
  • Media Partner melakukan tindakan yang merugikan citra acara atau Penyelenggara.
• Pembatalan dapat dilakukan tanpa kewajiban kompensasi dalam bentuk apa pun.

Sanksi

• Apabila Media Partner melanggar ketentuan dalam perjanjian ini, Penyelenggara berhak menjatuhkan sanksi berupa:
  • Pencabutan status Media Partner.
  • Pencabutan seluruh hak akses dan fasilitas.
  • Pelarangan kerja sama di acara WeAreImagi berikutnya.
  • Tindakan hukum sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku apabila diperlukan.

Ketentuan Penutup

• Dengan menyetujui kerja sama Media Partnership, Media Partner dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi perjanjian ini.
• Perjanjian ini berlaku sejak disetujui hingga acara berakhir, kecuali ditentukan lain.
• Hal-hal yang belum diatur akan ditentukan kemudian berdasarkan kesepakatan tertulis kedua belah pihak.

Program Community Partner adalah bentuk kerja sama antara IMAGI 3 dan komunitas untuk saling mendukung dalam memeriahkan acara melalui kolaborasi ringan.

Hak Community Partner

• Mendapatkan harga tiket khusus (special rate) untuk anggota komunitas yang dikoordinasikan melalui perwakilan komunitas.
• Mendapatkan publikasi atau promosi di media sosial resmi IMAGI.
• Mendapatkan slot khusus untuk memajangkan banner komunitas di area acara IMAGI 3 (lokasi ditentukan oleh Penyelenggara).

Kewajiban Community Partner

• Membantu menyebarluaskan informasi mengenai IMAGI 3 kepada seluruh anggota komunitas.
• Memberikan izin akses kepada staf atau akun resmi IMAGI untuk melakukan promosi atau memberikan informasi pembaruan (update) terkait acara di platform komunikasi komunitas (seperti grup WhatsApp, Discord, Telegram, atau platform lainnya).

Ketentuan Khusus

• Program Community Partner tidak mendapatkan fasilitas booth atau ruang pameran (berbeda dengan program Community Space).
• Penyelenggara berhak membatalkan kerja sama apabila komunitas ditemukan melanggar norma hukum atau ketentuan yang telah disepakati.

Ketentuan Penutup

• Dengan menyetujui kerja sama ini, komunitas dianggap telah memahami dan menyetujui seluruh syarat dan ketentuan yang berlaku.
• Hal-hal lain yang belum diatur akan dibicarakan lebih lanjut melalui kesepakatan bersama.